2020 / 07 / 27

Frågor och svar ang. extrastämman 5/08/2020

30§ Lag (2020:198): En medlem ska lämna en skriftlig begäran om upplysningar till föreningen senast tio dagar före föreningsstämman (senast 26/08/2020). Styrelsen ska lämna upplysningarna senast fem dagar före stämman (senast 31 augusti 2020). Om föreningen har en webbplats ska upplysningarna dessutom hållas tillgängliga för medlemmarna på webbplatsen. Lag (2020:300).

Denna sida uppdateras allt eftersom frågor kommer in till styrelsen.

Fråga: Vad vinner man på nytt läge jämfört med att placera ny anläggning i befintlig lokal? Vilka driftavbrott talar vi om? Blir det inte billigare att inte flytta?

Svar: Om vi skulle utföra reparationerna i befintlig lokal skulle vi behöva stänga av värme och varmvatten under en längre obestämd tid, uppskattningsvis i flera dagar/veckor: tiden för att stänga av, avlägsna de gamla maskinerna, flytta in de nya och koppla upp allt. Om man förbereder en ny lokal under tiden de gamla maskinerna fortsätter att funka, och kopplar upp de nya pumparna innan man börjar avlägsna de gamla, slipper man detta avbrott, som då skulle kunna minimeras till ca. en dag enligt bilagan. De övriga tekniska skälen finns även i bilagan: tillgång till den punkt i nätet där systemet delar på sig och det är nära till borrhålen. Styrelsen har givetvis frågat om det skulle vara billigare att inte flytta på anläggningen, och svaret från experterna var Nej. Vi litar på de experter vi har anlitat, och som hittills har varit de första att faktiskt identifiera de problem som uppstått (och detta sedan 2008). 

F: Hur ser kalkylen ut för olika alternativ?

S: Alla kalkyler vi har i nuläget finns i bilagan.

F: Hur hänger flytten ihop med de nya lägenheterna på Ugglebacken 1?

S: Den hänger inte ihop med de nya lägenheterna på Ugglebacken 1, det är två särskilda projekt.

F: Varför kallas det till extrastämma mitt i sommaren? Kan ni flytta på extrastämman till hösten?

S: En begäran om extrastämma har inkommit till styrelsen, enligt lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar 7 kap 11 § 2 st. där det framgår att när minst en tiondel av samtliga röstberättigade medlemmar skriftligen begär att en extra stämma ska sammankallas för att behandla ett angivet ärende, är styrelsen skyldig att kalla till en sådan stämma inom två veckor efter inkommen begäran. Kallelsen skall sedan delas ut, enligt stadgarna, senast 2 veckor innan stämman. Begäran (med 34 namn) kom in den 12 juli. Kallelsen delades ut den 22 juli. Extrastämman är planerad den 5 augusti.

F: Varför sker detta via poströstning, och hur påverkar det innehållet i stämman?

S: På grund av rådande situation kring Covid-19, enligt 7§ Lag (2020:198) ändrad t.o.m. SFS (2020:300) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor, samt Regeringens beslut 27 mars 2020 som innebär förbud mot allmänna sammankomster med fler än 50 personer, och efter riskbedömning utförd av styrelsen enligt Folkhälsomyndighetens rekommendationer, sker extrastämman med enbart poströstning utan fysiskt sammanträde.

Förfarandet är alltså lite annorlunda, men då medlemmarna skall kunna utöva sin rösträtt på ett så snarlikt sätt som möjligt om det hade varit en vanlig extrastämma, har lagen tillsatt en möjlighet att ”Anstå till ny stämma”. Om en tiondel av de röstberättigade medlemmarna röstar för att Anstå till ny stämma, kommer styrelsen att organisera en sådan. Denna får ej ske med poströstning.

F: Hur påverkar den nya centralen de boende där den nya centralen är planerad (förråd, buller, m.m.)?

S: Vår konsult har säkrat oss att de nya maskinerna inte kommer att avge något buller (se bilaga). De medlemmar som är berörda av förrådsflytten kommer givetvis att ersättas med nya förråd, som t.ex. (bl.a.) ett gammalt torkrum S128 som hittills har använts som förråd och som kommer att delas upp.

F: Vem är entreprenören som tagit fram förslaget och kalkylen? Är denna samma som kommer att utföra arbetet?

S: Det är konsulten som vi har anlitat, Johan Söderberg, som har identifierat både tidigare ventilationsproblem och nu värmeproblemen när vi bad honom att hjälpa oss med energideklarationen. Det är han som ligger till grund till det tekniska underlaget som har delats ut. Det kommer att vara en annan entreprenör som kommer att utföra arbetet då Johan är konsult, men Johan kommer att vara tätt inkopplad till arbetet, om och när det utförs.

F: Har upphandling av arbetet skett genom anbud?

S: Offerter har inkommit styrelsen, men inga beslut har kunnat tas då vi väntar på stämmans beslut. Vid bifall ligger valet av entreprenör hos styrelsen, som givetvis (och som vanligt) kommer att arbeta med föreningens bästa intresse som högsta prioritet. Både upphandlingsdokument och styrelseprotokoll är sekretessbelagda.

F: Hur gör man i vanliga fall när man behöver byta maskiner och installation? Jag kan inte tänka mig att man som regel byter plats på anläggningen och alltså borde det finnas metoder för att täcka upp vv-behov mm.

S: Som regel installerar man inte den anläggningen som vi har i nuläget, varken när det gäller pumpar eller läge.